各施設の相談員が定期的に集まって情報共有する会議を今回Zoomと呼ばれるオンラインビデオ会議に切り替えてみました。
何故オンライン会議？
京都清水メディケアシステムは府内に７施設を有し、相談員部会の度に毎回集まるのが負担であったり、相談員の業務都合上施設を空けることができずに集まりが少ない時もあり、1年程前から企画立案してきたオンラインビデオ会議。
オンラインビデオ会議であれば、物理的に会議室に集まる必要がありません。
会議室から離れている施設の相談員は1時間の会議の為に往復2時間移動時間がかかるといったこともあります。１時間の会議に倍の移動時間をかける非効率な事をするのであれば、WEB会議で済ませてしまい、移動で失われていた時間もご利用者様に還元ができます。
移動問題以外でもWEB会議のメリットは
・会議中に電話が鳴っても現場業務の対応が可能（ミュートやビデオ停止といった機能がある）
・画面共有機能で資料を印刷せずに共有可能（会議資料のペーパーレス化）
そのほかに、『感染症が流行している時期でも安心して会議に参加可能ですね』という声も挙がりました。
リモートワークはまだまだ難しいけど
我々医療介護現場の職員はリモートワークで対応できない部分が多々あります。
ただ、業務を整理していけば可能な部分もある。
そして、時間を有効に活用できるという大きな効果をもたらす可能性を感じました。
今回は、事前に各施設に課題をお願いし、課題への回答をクラウドサービスに入力。入力されたデータの集計をZoomで画面共有しながら今後の対応策を検討するといった流れを試してみました。
数カ月に1度の会議を今後は毎月30分だけにしようと言う意見も出て、各施設の情報共有スピードが加速化しそうです！！
今回で
- ミュート
- ビデオ停止
- 画面共有
- チャット（プライベートと全体）
を各相談員に覚えていただき、色々と個々に試してもらいました。
年々しないといけない仕事は増えますが、かといって人は増やせない中で、いかにその大変な部分をICT化させる事で人への負担を軽減し、より現場に寄り添える時間を作り出せる相談員システムを我々で構築していけるか。いよいよ今日がその第一歩でした。
来月の会議が今から楽しみです♪
